2 Tiivistelmä

Oppaan tarkoitus

Opas antaa yleistiedot yritysturvallisuutta palvelevien tilaturvallisuus-, henkilöturvallisuus- ja paloturvallisuusjärjestelmien hanki ntaprosessin vaiheista sekä hyvistä suunnittelu-, urakointi- ja ylläpitokäytännöistä hankintojen valmistelijoita ja esittelijöitä sekä hankinnoista päättäviä palvelevalla tavalla.

Hyvät käytännöt sopimuskumppaneita velvoittaviksi

Turva-alan yrittäjät ry suosittelee, että turvallisuusjärjestelmien tilaajat viittaavat turvasuunnittelun ja -urakoinnin tarjouspyynnöissä tämän oppaan mukaisiin alan hyvien käytäntöjen periaatteisiin tarjoajia ja tulevaa sopimuskumppania sitovana yleisvelvoitteena.

Turvallisuusjärjestelmien tarveselvitys

Tarveselvitys kuvaa, miksi ja mitä turvallisuusjärjestelmiä kiinteistöön hankitaan. Tarveselvityksen teko aloitetaan laatimalla riskianalyysi. Näin saadaan yleiskäsitys siitä, minkälaisia suojautumistapoja kiinteistöön tarvitaan mahdollisten uhkien vähentämiseksi tai niiden kokonaan estämiseksi.

Hankesuunnitelma

Hankesuunnitelma toimii jatkosuunnittelun ohjausasiakirjana. Se kuvaa hankittavien turvallisuusjärjestelmien käyt tötarkoitusta, toimintoja, laajuutta, laatua, toimitusajankohtaa sekä ylläpitoa koskevat tavoitteet kiinteistön omistajalle ja käyttäjille heidän päätöksentekoaan varten. Hankesuunnitteluvaiheessa tehdään myös järjestelmien investointia, käyttöä ja ylläpitoa koskevat kustannusarviot.

Turvasuunnittelu ja suunnittelijan valinta

Hankintaprosessin onnistuminen sekä vertailukelpoisten urakkatarjousten saaminen edellyttää hyvin laadittuja, selkeitä ja yksiselitteisiä turvasuunnitelmia. Tämä edellyttää, että turvallisuusjärjestelmien suunnittelukokemusta painotetaan riittävästi suunnittelijan valintakriteerinä. Hankkeen tietoturvallisuus ja salassapitovaatimukset on myös tärkeää määritellä yhtenevästi ja velvoittavina kaikkiin sopimuksiin (suunnittelu, urakointi, ylläpito).

Turvaurakoitsijan lakisääteiset hyväksynnät ja pätevyydet

Murtoilmaisu-, kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmiä asentavalla ja ylläpitävällä yrityksellä on oltava 1.1.2019 alkaen Poliisihallituksen myöntämä turvallisuusalan elinkeinolupa. Luvan haltijan palveluksessa on oltava säädetyt vaatimukset täyttävä vastaava hoitaja. Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista korostaa elinkeinoluvan saaneiden yritysten luotettavuutta asiakkaiden luottamuksellisten turvallisuustietojen käsittelijänä.

Paloilmoittimien käyttöönotto- ja ylläpitotöitä voivat tehdä vain Tukesin rekisteriin merkityt liikkeet, joiden palveluksessa on vastuuhenkilö, jolla on kyseisiin töihin pätevyystodistus.

Turvaurakoitsijan vapaaehtoiset sertifioinnit ja hyväksynnät

Hankintavaatimuksissa on suositeltavaa edellyttää turvaurakoitsijalta ja -palveluntoimittajalta turva-alan ammattitaitoa, kokemusta ja laadunhallintaa todentavaa sertifikaattia, esim. TU-turvaurakoitsijasertifikaattia, jota ovat kehittäneet ja ylläpitävät yhteistyössä alan keskeiset rakennuttaja- ja urakointijärjestöt.

Hankinta- ja urakkarajat

Turvallisuusjärjestelmän toteutus liittyy samanaikaisesti tehtäviin muihin urakoihin. Koko projektin hallinnan kannalta keskeisen tärkeää on, että muut urakat, joista turvaprojekti on riippuvainen, etenevät ja valmistuvat sovitun projektiaikataulun mukaisesti. Hyvän urakkasopimuksen urakkarajaliite määrittää yksiselitteisesti, mille osapuolelle kunkin toteutettavan osan hankintavelvoite ja siihen liittyvä työvelvoite kuuluu ja kenen päävastuulla on koko järjestelmän toteutus ja toimivuus.

Järjestelmäasennukset

Kaapelointien ja laitteiden asennukset tehdään noudattaen alan hyviä asennustapoja ja tarkastuskäytäntöjä  kuvaavia ST-kortteja ja -lomakkeita sekä laitevalmistajien suosituksia.

Järjestelmien käyttö

Järjestelmän tilaaja tai loppukäyttäjä määrittelee turvallisuusjärjestelmän käyttäjäorganisaation. Henkilöille tehdään järjestelmään tarvittavat käyttäjäroolit, ja heidät koulutetaan rooliaan vastaavasti turvallisuusjärjestelmän käyttöön.

Yhteistoimintalain (334/2007) mukaan yhteistoimintaneuvotteluissa tulee käsitellä kameravalvonnan lisäksi myös muun teknisin menetelmin toteutettavan valvonnan, kuten kulunvalvonnan, tarkoitus, käyttöönotto ja näissä käytettävät menetelmät, mikäli yrityksissä on vähintään 20 työntekijää. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) taas määrittelee, mihin tarkoituksiin työnantaja saa käyttää kameravalvontaa.

Kameravalvontajärjestelmän ja kulunvalvontajärjestelmän tietoja tallennettaessa syntyy henkilörekisteri.  Henkilötietoja käsittelevällä organisaatiolla on velvollisuus laatia kirjallinen kuvaus – seloste käsittelytoimista – toteuttamastaan henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröityjä on myös informoitava henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietojen käsittelystä säädetään EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU 2016/679), joka tuli sovellettavaksi 25.5.2018 alkaen, sekä sitä täydentävässä kansallisessa tietosuojalaissa (1050/2018), joka tuli sovellettavaksi 1.1.2019 alkaen.

Järjestelmien ylläpito

Turvallisuusjärjestelmille tehdään tyypillisesti niiden elinkaaren aikana ylläpitävää ja korjaavaa huoltoa sekä muutoksia ja laajennuksia. Lisäksi tehdään muutoksia käyttöön sekä päivityksiä ja laajennuksia ohjelmistoihin. Mitä paremmin elinkaaren hallinta on suunniteltu, toimintamalleista sovittu ja niitä noudatettu, sitä luotettavammin ja pidempään turvallisuusjärjestelmä on toiminnassa.

Dokumentointi ja sen päivittäminen

Järjestelmämuutosten ja -laajennusten jälkeen tehtävä dokumentoinnin päivittäminen on yhtä tärkeää kuin hyvän dokumentoinnin laadinta alkuperäisen toteutuksen yhteydessä. Ajantasainen dokumentaatio helpottaa turvallisuusjärjestelmien käyttöä ja huoltoa sekä ylläpitopalveluiden kilpailutusta ja hankintaa.