5 Käyttö ja ylläpito

5.1 KÄYTTÄJIEN VALINTA JA KOULUTUS

Järjestelmän tilaaja luo laitteistoille asianmukaisen käyttäjäorganisaation ja mahdollisesti etävalvontasopimuksen. Valinnoissa on kiinnitettävä huomiota henkilöiden tarvitsemiin käyttöoikeuksiin ja niiden rajoituksiin.

Käyttäjäorganisaation rakenne voi olla seuraavanlainen:

1. Pääkäyttäjä/jär jestelmänvalvoja

– hallinnoi kaikkien käyttäjien toimintoja
– luo käyttäjäprofiileja
– voi lukea, katsella ja tallentaa tallenteita sekä tapahtumalokeja
– luo virtuaalisia kamerakarttoja järjestelmään
– luo hälytystoimintojen kuten pop-up-ikkunoiden asetuksia
– pystyy tarvittaessa muokkaamaan tallentimien asetuksia.

2. Käyttäjä, voi olla myös etävalvoja

– näkee kameroiden ja tallentimien kuvia
– pystyy tarvittaessa ohjaamaan kameroita
– osaa tallentaa ja luovuttaa materiaalia järjestelmästä viranomaisille.

3. Kehittäjä, on usein järjestelmän toimittaja, jolla on kaikki pääkäyttäjän toiminnot sisältävä käyttäjätunnus

– tekee ohjelmistopäivitykset
– lisää ja poistaa laitteita järjestelmästä
– tekee muita pääkäyttäjän haluamia toimintoja.

Kameravalvonnan käyttöönottovaiheessa koulutetaan kaikki kameravalvonnasta vastaavat henkilöt. Koulutuksessa on korostettava yhteistoimintamenettelyssä luotujen toimintaperiaatteiden noudattamista. Tarvittaessa pääkäyttäji lle ja valvomohenkilökunnalle järjestetään erillinen koulutus.

Koulutuksessa kaikkien valvonnan vastuuhenkilöiden on pyrittävä omaksumaan järjestelmän tekninen käyttö. Valitettavan usein yrityksissä vain yksi henkilö osaa käyttää järjestelmää, mikä johtaa ongelmiin esimerkiksi loma-aikoina.

Jos yrityksessä ei ole riittävää määrää koulutettua henkilöstöä, vähäiset rikostapaukset voivat jäädä ratkaisematta tallenteiden puuttumisen vuoksi.

Monissa kiinteistöissä huoltomiehet hoitavat kamerajärjestelmiä, joten heidätkin on koulutettava. Uudet huoltomiehet täytyy myös aina kouluttaa.

Käyttöohjeiden on oltava aina tarvittaessa saatavilla.

5.2 TALLENTEIDEN KÄSITTELY

Tallenteita käytetään lähtökohtaisesti vain niihin tarkoituksiin, joita varten valvontaa on suoritettu. Tallenteiden käsittelyssä on noudatettava tietosuoja-asetuksen periaatteita.

Tallenteet on suojattava siten, että asiaton ja oikeudeton käyttö on estetty. Kun tieto on käsitelty ja säilytetty määritellyn ajan, se pyyhkiytyy automaattisesti kovalevyiltä uuden tiedon myötä.

Mahdolliset ylimääräiset tulosteet ja tallenteet on hävitettävä niiden käytyä tarpeettomiksi. Vanhoja tallentimia hävitettäessä on kovalevyjen tietosisältö tuhottava asianmukaisesti. Tallenteita ei saa käyttää tai tulostaa sukupuolisiveyttä loukkaavasti. Mahdollista esitutkinnan tai muun tutkinnan materiaalia saa tarvittaessa säilyttää pidempäänkin tapahtumailmoitusten liitteenä tulevien oikeusvaateiden varmistamiseksi. Tapahtumailmoituksissa on hyvä viitata kuvatallenteen olemassaoloon. Viranomaisille luovutetuista tallenteista ja niiden käyttämisestä vastaa asianomainen viranomainen.

Vartioimistehtävissä havaituista rikoksista ja niissä epäillyiksi tai syylliseksi todetuista henkilöistä ei saa muodostaa omia rekistereitä. Sen sijaan esitutkintaviranomaisille voi sovittuja tietojenvaihtokanavia pitkin lähettää vihjeitä havaituista rikoksista. Tämän jälkeen esitutkintaviranomainen informoi parhaaksi katsomallaan tavalla muita toimijoita rikoksen vaarasta.

Esimerkki:
Helsingin keskustan hotellissa havaitaan aamiaistarjoilun yhteydessä epäilyttävää toimintaa. Tietyn mieshenkilön kiinnostus hotellin asiakkaiden käsilaukkuja kohtaan on silmiinpistävää. Hotellin henkilökunnan tiedusteltua asiaa mieheltä tämä poistuu nopeasti hotellista. Vastaanottopäällikkö epä ilee miehen olleen sama, joka varasti aiemmin hotellin aamiaispöydästä erään rouvan käsilaukun. Vastaanottopäällikkö päättää lähettää kuvan herrasta Helsingin poliisin vihjetietopalveluun. Poliisi tunnistaa henkilön samaksi aamiaispöytävarkaaksi, joka on kaksi kuukautta ollut epäiltynä varkauksista hotelleissa. Rikosten ennalta ehkäisemiseksi poliisi päättää varoittaa hotelleja vaarasta ja lähettää tutkinnanjohtajan päätöksellä valvontakameran kuvat muille hotelleille.

5.3 TALLENTEIDEN LUOVUTUS JA LUOVUTUSDOKUMENTOINTI

Lähtökohtaisesti valvontakameramateriaalia saa luovuttaa vain järjestelmän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Materiaalia luovutettaessa on noudatettava turvallisia tiedonkäsittely- ja siirtotapoja. Luovutusdokumentoinnin tarkoitus on tukea hyvää tiedonhallintatapaa.

Poliisin tai muun viranomaisen suorittama esitutkinta on yleisin syy materiaalin luovutukseen. Rikostutkinnassa materiaalin luovutus kannattaa toteuttaa esitutkintaviranomaisten, kuten poliisin, kautta.

Jos materiaalia luovutetaan, kannattaa se vastuukysymysten välttämiseksi dokumentoida. Luovutuksen yhteydessä on tarkastettava vastaanottavan virkamiehen virkamerkki. Luovutuksen voi kirjata liitteen 5 mukaiseen dokumenttiin.

Varsinaisten tallenteiden luovutuksessa voi käyttää esimerkiksi USB-muistitikkua. Pienemmät tallenteet tai yksittäiset kuvat voi lähettää myös suoraan sähköpostilla tietoturvallisesti viranomaisen luotettavaan sähköpostiosoitteesee n (esim. @poliisi.fi). Vastaavasti tiedostoja voi siirtää poliisin sähköpostilla lähettämällä linkill 8; Pouta-pilvipalvelun kautta.

Luovutuksen yhteydessä on varmistuttava siitä, että tallenne aukeaa viranomaisten tietokoneilla. Tämän varmistamiseksi kameravalvontajärjestelmästä on annettava järjestelmän pakkausta tukeva ohjelma tallenteen mukaan.

Esitutkintaa suorittava viranomainen päättää, käytetäänkö sille luovutettua materiaalia esimerkiksi tiedottamisen yhteydessä. Tarvittaessa tallennemateriaalin luovuttaja voi kieltää materiaalilta muun kuin rikostutkintaan liittyvän käytön tekijänoikeuslain (404/1961) 49a §:n perusteella. Tällöin yrityksen henkilökunnalle mahdollisesti kiusallisia kuvia ei voi julkaista ilman lupaa.

HUOM! Viranomaisten yhteydenottoa varten varmistetaan järjestelmästä seuraavat seikat:

– mihin kohteisiin kamerat kuvaavat
– kuinka pitkään kuvat säilyvät keskimäärin tallentimella
– tallentavatko kamerat koko ajan vai liikkeestä
– mihin formaattiin tallenteet saa tallennettua
– kuka osaa tallentaa materiaalin järjestelmästä.

5.4 HYVÄT YLLÄPITOKÄYTÄNNÖT

Hankinnan jälkeen alkaa järjestelmän käyttäminen ja ylläpitäminen. Toiminnot vaativat määräaikaisia tarkastuksia ja ennakkohuoltoja, jotka parantavat järjestelmän toimintavarmuutta.

Takuuaikana järjestelmän ylläpito ja huolto kuuluvat yleensä alkuperäiseen hankintaan. Sen jälkeen vastaavista toimista on hyvä sopia huolto- ja ylläpitosopimuksella. Sen tarkoitus on varmistaa

– järjestelmän käytettävyys ja toipuminen vikatilanteista
– varaosien ja tarvikkeiden saatavuus sekä vaihtopalvelu
– ennakoiva huolto.

Järjestelmän haltijan on ilmoitettava huollolle keskeisistä vioista ja muusta poikkeavasta toiminnasta keskitetysti. Huollon tehtävänä taas on korjata viat sovittujen vasteaikojen puitteissa.

Ennaltaehkäisevällä huollolla vältetään yllättävät katkokset. Huollossa vaihdetaan kuluvia osia ja puhdistetaan laitteista pöly ja lika. Laitteiden puhdistus suositellaan tehtäväksi puolen vuoden välein.

Mahdolliset huolto- ja ylläpitotoimet kirjataan pääpiirteissään kiinteistön huoltokirjaan. Kamerajärjestelmän huollot kirjataan yksityiskohtaisesti järjestelmän lokikirjaan.

Suositeltavaa on, että järjestelmää huoltaa ainoastaan tehtävään koulutettu henkilöstö, jolla on käytössään tarvittavat varaosat ja dokumentit. Toki tavallinen asiaan perehtynyt käyttäjä voi esimerkiksi käynnistää järjestelmän uudelleen, päivittää sen ohjelmiston ja muuttaa järjestelmän asetuksia.