4 Turvallisuusjärjestelmien suunnnittelu ja hankinta

4.1 TARVESELVITYS

Ennen turvallisuusjärjestelmien suunnittelua, hankintaa ja toteutusta tehdään tarveselvitys, joka kuvaa, miksi ja mitä turvallisuusjärjestelmiä hankitaan.

Tarveselvityksen teon aloittaa yleensä hankintaprosessin käynnistäjä, jonka rooli tässä prosessin vaiheessa on erittäin tärkeä. Lisäksi ennen turvallisuusjärjestelmien hankintaprosessin aloittamista tulee arvioida, kuinka hankinnan budjetti jakaantuu hankintaprosessin eri vaiheiden kesken. Taulukossa 1 on esitetty turvallisuusjärjestelmien hankintaprosessin ja koko elinkaaren eri vaiheet. Sitä voidaan hyödyntää eri osien kustannusten määrittämisessä.

Taulukko 1. Turvallisuusjärjestelmien hankintaprosessin ja koko elinkaaren kustannustaulukko.

Jos turvallisuusjärjestelmät toteutetaan kiinteistöön, jossa loppukäyttäjä on eri kuin hankkeen toteuttaja, on tärkeää jo tarveselvitysvaiheessa huomioida järjestelmien loppukäyttäjät. Mitä aikaisemmassa vaiheessa järjestelmien loppukäyttäjät ja heidän tarpeensa ovat selvillä, sitä tarkemmat ja täsmällisemmät vaatimukset turvallisuusjärjestelmien toteuttamisesta saadaan jo tässä vaiheessa hanketta. Tämä auttaa hankkeen eteenpäin viemistä ja vähentää mahdollisia käyttäjästä johtuvia muutos- ja lisätyötarpeita.

Tarveselvityksen teko aloitetaan laatimalla riskianalyysi, jossa selvitetään

• kiinteistöön ja sen käyttäjiin kohdistuvat riskit
• riskien todennäköisyys
• riskien vaikutus.

Riskianalyysin perusteella saadaan yleiskäsitys siitä, minkälaisia suojautumistapoja kiinteistöön tarvitaan mahdollisten uhkien vähentämiseksi tai niiden kokonaan estämiseksi.

Kiinteistön omistajalla tai käyttäjällä on myös omia turvallisuustasovaatimuksia, jotka vaikuttavat turvallisuusjärjestelmien toteuttam iseen. Vaatimuksia ovat esimerkiksi

• kiinteistön omistajan tai käyttäjän omat turvallisuusohjeet
• kiinteistölle tai esim. tilaryhmälle määritetty turvallisuustaso
• henkilöstöturvallisuus
• liiketoiminnan turvaaminen
• imago.

Lainsäädäntö, viranomaiset (esim. pelastusviranomainen) ja vakuutusehdot asettavat myös vaatimuksia henkilö- ja paloturvallisuudelle tai irtaimiston turvaamiseksi ja näin ollen eri turvallisuusjärjestelmien toteuttamiselle. Lisäksi näiden järjestelmien toteutuksella voi olla vaikutuksia vakuutusten kustannuksiin.

Kiinteistössä tapahtuva riskialtis toiminta voi myös olla syynä turvallisuusjärjestelmien hankintaan. Riskialtista toimintaa ovat esimerkiksi

• räjähdysvaarallinen toiminta
• palovaaraa lisäävä toiminta
• henkilövahingon vaaraa lisäävä toiminta
• rikosuhka.

Lisäksi tarveselvitysvaiheessa hankkeen käynnistäjän on määritettävä vaatimukset hankkeen luottamuksellisuudesta, salassapitovelvo llisuuksista, tietoturvallisuudesta ja dokumenttien jakomenettelyistä. Näistä laaditaan yhteinen toimintaohje, jonka mukaisesti hankkeen eri osapuolet sitoutuvat itse ja sitouttavat muun henkilöstönsä toimimaan.

Lisätietoa tarveselvityksen teosta ja turvallisuustasoista löytyy Sähkötietokortiston ST-ohjeistosta 4 Kiinteistö- ja tilaturvallisuuden tasot.

MUISTILISTA
Tarveselvitys

• kustannustaulukko
• riskianalyysi
• hankkeen toimintaohje
• loppukäyttäjät ja näiden turvallisuustasovaatimukset
• lainsäädäntö, viranomaiset ja vakuutusehdot
• riskialttiin toimintaympäristön vaatimukset.

4.2 HANKESUUNNITTELU

Tarveselvityksen pohjalta tehtävässä järjestelmien hankesuunnittelussa asetetaan kiinteistöön toteutettavien järjestelmien laajuuteen, toimivuuteen, laatuun, toimituksen ajoitukseen ja järjestelmien ylläpitoon liittyvät tavoitteet. Hankesuunnitelman tarkoituksena on

• kuvata toteutettavien järjestelmien sisältö kiinteistön omistajalle ja käyttäjille heidän liiketoimintojensa kannalta päätösten tekoa varten
• toimia jatkosuunnittelun ohjausasiakirjana siten, että jatkosuunnittelu perustuu hankesuunnitelmassa hyväksyttyihin periaatteisiin, reunaehtoihin ja kustannusarvioihin.

Turvallisuusjärjestelmien hankesuunnitteluvaiheessa päätetään

• mitä järjestelmiä kiinteistöön toteutetaan
• mitä palveluita/toimintoja järjestelmiin toteutetaan
• mitä ominaisuuksia järjestelmiin toteutetaan
• mitkä ovat järjestelmien varustelutasot (määrät)
• millainen dokumentaatio järjestelmästä laaditaan sekä miten ja missä sitä ylläpidetään
• kenen vastuulla järjestelmien investointi/uusiminen on (kiinteistön omistaja vs. käyttäjä)
• kenen vastuulla järjestelmien huolto/kunnossapito on (kiinteistön omistaja vs. käyttäjä).

Lisäksi tehdään järjestelmien investointia sekä käyttöä ja ylläpitoa koskevat kustannusarviot. Kustannusarvioiden avulla kiinteistön omistaja ja käyttäjä näkevät, miten järjestelmät vaikuttavat rahallisesti heidän liiketoimintoihinsa.

Hankesuunnitteluun liittyviä ST-kortteja on esitetty liitteessä 1.

4.3 HANKINTATAVAT

Turvallisuusjärjestelmät voidaan hankkia ja toteuttaa kiinteistöön sen elinkaaren eri vaiheissa. Järjestelmät voidaan hankkia kiinteistöön sen rakentamisvaiheessa, käytön aikana ja peruskorjauksen tai muun remontin yhteydessä.

Turvallisuusjärjestelmät toteutetaan kiinteistöön palvelemaan joko kaikkia kiinteistön käyttäjiä tai yksittäisiä kiinteistön käyttäjäorganisaatioita (vuokralaisia). Kaikkia kiinteistön käyttäjiä palvelevat järjestelmät hankkii kiinteistön omistaja. Yksittäisiä kiinteistön vuokralaisia palvelevat järjestelmät hankkii vuokralainen yhteistyössä kiinteistön omistajan kanssa.

Aina lopullinen kiinteistön käyttäjä ei ole selvillä. Tässä tapauksessa kiinteistöön hankitaan yleensä rakennusluvassa, säädöksissä sekä kiinteistön omistajan turvallisuusohjeissa vaaditut turvallisuusjärjestelmät. Muut mahdolliset pelkkiä käyttäjän tarpeita palvelevat turvallisuusjärjestelmien hankinnat aloitetaan käyttäjän selvittyä.

Turvallisuusjärjestelmien hankinnassa on tärkeää, että järjestelmien hankinnan suorittajalla on asiaan riittävä asiantuntemus. Tämä edesauttaa sitä, että järjestelmien hankinnat sekä niiden suunnittelijan ja urakoitsijan valinnat tapahtuvat asiantuntevasti, oikein ja mahdollisimman puolueettomasti.

Turvallisuusjärjestelmät voidaan hankkia joko monen järjestelmän kokonaisuutena tai yksittäisinä järjestelminä.  Järjestelmien hankinta voidaan suorittaa monin eri tavoin. Erilaisia hankintatapoja ovat

• järjestelmien hankinta osana sähköurakkaa
• järjestelmien hankinta omana ns. turvaurakkana
• järjestelmien kaapelointien, sähköliitäntöjen sekä laitteiden hankinta erikseen
• järjestelmien hankinta kuukausi- tai vuosimaksuun perustuvana palveluna.

Riippumatta hankintatavasta tulee huolehtia siitä, että luvanvaraisia töitä suorittavilla tahoilla on tarvittavat luvat.

Kun järjestelmät hankitaan osana sähköurakkaa, hankitaan ne kuten muutkin sähköurakkaan kuuluvat järjestelmät. Tässä hankintatavassa valittu sähköurakoitsija voi halutessaan tehdä aliurakkasopimuksia ja käyttää järjestelmien toteutukseen eri aliurakoitsijoita. Kaikki urakassa käytettävät aliurakoitsijat tulee hyväksyttää sähköurakan tilaajalla.

Kun turvallisuusjärjestelmät hankitaan omana turvaurakkana, järjestelmien toteutus erotetaan mahdollisesta muusta sähköurakasta. Tässä hankintatavassa turvallisuusjärjestelmien laitehankinnat, asennukset ja usein myös kaapeloinnit yms. kuuluvat sähköurakan sijaan turvaurakkaan.

Järjestelmät voidaan hankkia myös siten, että järjestelmiin liittyvät kaapeloinnit ja sähköliitännät toteutetaan sähköurakan yhteydessä, mutta kaikki järjestelmiin liittyvät laitteet asennuksineen ovat kiinteistön omistajan tai tilan käyttäjän erillishankintaa. Tämä hankintakäytäntö on yleinen, kun lopullista tilan käyttäjäorganisaati ota ei tiedetä muun rakentamisaikataulun kannalta riittävän aikaisessa vaiheessa.

Kun turvallisuusjärjestelmät hankitaan palveluna kuukausi- tai vuosimaksulla, toimittaja tarjoaa järjestelmän asiakkaan käyttöön sopimuskauden ajaksi. Palvelusopimuksiin on mahdollista sisällyttää myös järjestelmiin liittyviä palveluita.

Myös järjestelmien suunnittelu ja toteutus voidaan hankkia eri tavoin. Turvallisuusjärjestelmien suunnittelun ja toteutuksen hankintatapoja ovat

• suunnittelun ja toteutuksen hankinta erikseen
• suunnittelun ja toteutuksen hankinta yhdessä.

Hankittaessa suunnittelu ja toteutus erikseen tehdään erilliset kilpailutukset ja hankinnat järjestelmien suunnitelmien laadinnasta ja turvajärjestelmien toteutuksesta.

Kun suunnittelu ja toteutus hankitaan yhtenä kokonaisuutena, ei erillistä suunnittelun kilpailutusta ja hankintaa tehdä, vaan suunnittelu ja toteutus kilpailutetaan ja hankitaan yhtenä kokonaisuutena samalta toteuttajalta.

Tärkeää turvallisuusjärjestelmien suunnittelun ja toteutuksen julkisissa hankinnoissa on huomioida hankintalain (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista) vaikutukset. Järjestelmien hankinnat tulee tällöin tehdä laissa määritetyllä tavalla.
Linkki: www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2016/20161397.

Hankintaprosessin aikana on hyvä muistaa varautua myös mahdollisiin suunnittelijan ja urakoitsijan valintoihin liittyviin valituksiin. Mahdolliset valitukset saattavat vaikuttaa hankkeiden toteutusaikatauluihin.

Lisäksi on mietittävä, vaikuttaako turvallisuusjärjestelmien hankintaan ja hankintakriteereihin muita asioita, jotka olisi hyvä huomioida jo hankintavaiheessa. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi

• mahdolliset järjestelmien teknilliset vaatimukset
• mahdolliset järjestelmien ulkonäköön liittyvät vaatimukset
• tietoturvallisuusvaatimukset
• luottamuksellisuusvaatimukset
• takuut (asennustakuu, laitetakuu jne.).

MUISTILISTA
Hankintatavat

• hankinnan suorittajan asiantuntemus
• järjestelmän hankintatapa
• hankintalaki
• hankintakriteerit.

4.4 SUUNNITTELUN HANKINTA

Jos järjestelmien suunnittelu ja toteutus hankitaan yhtenä kokonaisuutena, ei erillistä suunnittelun hankintaa ja kilpailutusta tehdä, vaan nämä toteutetaan urakoitsijan valinnan yhteydessä. Toteutuksen hankinnasta on kerrottu tarkemmin kohdassa 4.6 Urakan hankinta.

Suunnittelun hankinta toteutetaan suunnittelutarjouskilpailulla. Tarjouskilpailussa turvallisuusjärjestelmien suunnitte lusta tehdään tarjouspyyntö, joka lähetetään eri suunnittelijoille/suunnitteluyrityksille.

Suunnittelu kannattaa useimmiten hankkia tuntityönä, jonka määrälle voi tarvittaessa asettaa ylärajan. Toinen vaihtoehto on hankkia suunnittelu kiinteällä hinnalla. Tätä tapaa suositellaan yleensä vain, jos työ on selkeä ja helposti toteutettavissa ja jos suunnittelun kilpailutus perustuu hankesuunnitelmaan. Kolmas vaihtoehto on hankkia suunnittelu tavoitehintamallilla. Tätä tapaa käytetään yleensä, kun suunnitteluun ei saada tarvittavia lähtötietoja, esimerkiksi peruskorjaushankkeissa, joissa yksityiskohtaiset lähtötiedot saadaan vasta purkutöiden päätyttyä.

Arviointikriteerit

Turvallisuusjärjestelmien suunnittelu ei vaadi erillisiä lupia. Suunnittelijan turvasuunnittelukokemuksella on kuitenkin ratkaiseva merkitys koko hankintaprosessin onnistumiselle. Yleensä suunnittelijana on turvallisuusjärjestelmiin erikoistunut sähkö- tai turvasuunnittelija.

Suunnittelun hankinta aloitetaan määrittämällä suunnittelutarjouspyynnöissä esitettävät suunnittelijan ja suunnitteluyrityksen arviointikriteerit ja niiden painoarvot. Arviointikriteereitä ovat esimerkiksi

• suunnittelijan aikaisempi kokemus turvallisuusjärjestelmien suunnittelusta
• suunnittelijan aikaisempi tuntemus eri turvallisuustekniikoista eri käyttöympäristöissä
• suunnitteluyrityksen henkilöresurssit
• suunnitteluyrityksen tietoturvallisuustasovaatimuksen toteutuminen
• suunnittelun hinta.

Arviointikriteerien määrittäminen ja niiden ilmoittaminen suunnittelutarjouspyynnössä on todella tärkeää, jotta saatuja tarjouksia pystytään vertailemaan tasapuolisesti ja kaikkia tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti.

Tarjouspyyntö

Suunnittelutarjouspyynnössä tai sen liitteissä on esitettävä muun muassa seuraavat asiat:

• hankkeen kuvaus
• yhteystiedot
• ohjeet tarjouksen jättämisestä ja jättöpäivästä
• arviointikriteerit ja niiden painoarvot
• valintaperusteet ja soveltuvuusvaatimukset
• hankesuunnitelma
• suunnittelutyön sisältö ja rajaukset
• hankinnan jaottelu (suunnittelijan, toimittajan ja tilaajan tehtävät)
• aikataulu (hankkeen, suunnittelun, toteutuksen jne.)
• palkkiomuoto ja palkkioperusteet (kiinteä hinta vs. tuntityö vs. tavoitehinta)
• urakkamuoto (kokonaisurakka, TATE-urakka jne.)
• kaupalliset ehdot
• juridiset ehdot
• KSE:n (konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot) noudattamisvaatimus
• tietoturvallisuusvaatimukset
• luottamuksellisuusvaatimukset
• suunnitelmien esitysmuoto
• suunnitelmien tiedostomuodot
• suunnitelmien jakeluun liittyvät vaatimukset
• tarjouslomake.

Suunnittelutarjoukset tulee toimittaa tarjouspyynnössä annettujen ohjeiden mukaisesti.

Tarjousten vertailu

Suunnittelutarjouksia vertaillaan tarjouspyynnössä kerrottujen valintaperusteiden mukaisesti. Vertailu voidaan tehdä joko pisteyttämällä eri osa-alueet (esim. hinta 55 %, laatu 25 %, ammattitaito 20 %) tai arviointikriteerin toteutumisperiaatteella (toteutuu–ei toteudu).

Vertailun tulee olla puolueetonta, ja vertailijalla tulee olla siihen riittävä asiantuntemus.

Suunnittelijan valintaa tehdessä kannattaa kiinnittää huomiota kokonaisuuteen. Pelkästään hinnan korostaminen valintaperusteissa ei takaa parasta lopputulosta.

Suunnittelijan valinnan jälkeen työstä tehdään kirjallinen suunnittelusopimus.

Sopimus

Suunnittelusopimus ja suunnittelutoimeksiannot on tehtävä kirjallisesti.

Suunnittelusopimuksen allekirjoittamisen jälkeen suunnittelija aloittaa turvallisuusjärjestelmien suunnittelun tilaajan tarve- ja hankesuunnitelman pohjalta.

MUISTILISTA
Suunnittelun hankinta

• suunnittelun hankinta suunnittelutarjouskilpailulla
• suunnittelijan turvasuunnittelukokemus
• arviointikriteerit ja niiden painoarvot
• suunnittelutarjouspyyntö
• vertailu ja suunnittelijan valinta
• suunnittelusopimus.

4.5 SUUNNITTELU

Yksi tärkeä vaihe turvallisuusjärjestelmien hankinnassa on selkeästi ja yksiselitteisesti toteutettu suunnittelu. Suunnittelun ja suunnitelmien laajuus sekä sisältö riippuvat siitä, miten ja millä rajauksin edellisissä luvuissa esitetyt turvallisuusjärjestelmien ja suunnittelijan hankinnat on toteutettu.

Suunnitelmat tehdään tilaajan laatiman mahdollisen suunnitteluohjeen mukaisesti, ja niissä määritetään sekä ; esitetään turvallisuusjärjestelmien tarkemmat vaatimukset tarveselvityksessä ja hankesuunnitelmassa annettujen ehtojen pohjalta. Suunnitteluvaiheessa määritetään turvallisuusjärjestelmien

• ominaisuudet
• sisältö
• rakenteet
• tuotteet.

Ennen järjestelmien suunnitelmien laadinnan aloittamista on hankkeen eri osapuolten sovittava suunnitelmien turvallisuustasosta ja salassapidosta. Hankkeen osapuolten on myös päätettävä, saavatko toteutettavat turvajärjestelmät näkyä saman kohteen sähkösuunnitelmissa, vai onko syytä laatia erilliset turvasuunnitelmat. Lisäksi on tehtävä päätös, miten turvallisuusjärjestelmien suunnitelmien jakelu ja toimitukset toteutetaan.

Suunnittelijan tehtäviin kuuluu selvittää tilaajan kanssa, liitetäänkö turvallisuusjärjestelmät yleiseen kiinteistön tietoverkkoon vai toteutetaanko niille oma verkko. Oikean verkon määrittäminen on todella tärkeää halutun tietoturvallisuustason takaamiseksi sekä vertailukelpoisten urakkatarjousten saamiseksi.

Järjestelmien suunnittelussa ja suunnitelmissa on huomioitava eri turvallisuusjärjestelmiä koskevat standardit ja määräykset, jotka vaikuttavat järjestelmien lopulliseen toteuttamiseen. Lisäksi suunnitteluaineiston laadinnassa on huomioitava digitaalisen tiedonhallinnan asettamat vaatimukset. Suunnitelmat ja järjestelmien laitteiden tuotetiedot tulee tallentaa oikeaan paikkaan kiinteistön tietokannassa mahdollista myöhempää muutos- tai muuta tarvetta varten.

Jos turvallisuusjärjestelmien suunnittelu ja toteutus on päätetty hankkia ja toteuttaa erikseen, tehdään järjestelmist 8; erillinen urakkalaskenta-aineisto ja tätä aineistoa täydentävät toteutussuunnitelmat.

Kun turvallisuusjärjestelmien suunnittelu ja toteutus hankitaan yhtenä kokonaisuutena, turvallisuusjärjestelmien toteuttaj a laatii toteutukseen tarvittavat suunnitelmat itse tai ostaa ne alihankintanaan.

Toteutussuunnitelmien laadinnasta on kerrottu tarkemmin kohdassa 5.1 Toteutussuunnittelu.

Urakkalaskenta-aineisto

Urakkalaskenta-aineiston avulla urakoitsijoilta saadaan tarjoukset turvajärjestelmien toteutuksesta sekä pystytään tekemään urakoitsijoiden kilpailutus.

Urakkalaskenta-aineisto voidaan toteuttaa eri tavoin riippuen siitä, miten turvallisuusjärjestelmät hankitaan ja toteutetaan sekä miten niiden suunnittelun sisältö on rajattu. Turvajärjestelmien urakkalaskenta-aineisto voidaan laatia seuraavasti:

• suunnittelu ilman laitteita, jolloin kaapeloinnit ja sähköliitännät suunnitellaan muun sähkösuunnittelun yhteydess 28;
• suunnittelu pelkillä turvallisuusjärjestelmien ja niiden laitteiden ominaisuusvaatimuksilla
• suunnittelu tarkoilla tuotteilla ja laitteilla.

Suunnittelu ilman laitteita

Suunnittelussa ilman laitteita kaikki turvallisuusjärjestelmiin kuuluvat laitteet ovat kokonaisuudessaan tilaajan tai käyttäjän erillishankintaa esimerkiksi siitä syystä, että järjestelmien käyttäjäorganisaatiota ei vielä tiedetä. Sähkösuunnittelija suunnittelee järjestelmien kaapeloinnit ja sähköliitännät ja ne sisältyvät sähköurak kaan. Lisäksi tässä tapauksessa on suositeltavaa velvoittaa sähköurakoitsijaa varautumaan järjestelmien toteutuksen vaatimiin toimenpiteisiin ja avustamaan toteutuksessa mahdollisen erillisen toimeksiannon mukaisesti. Tätä toteutus- ja suunnittelutapaa voidaan käyttää kaikissa turvallisuusjärjestelmissä tai vain osassa niistä.

Suunnittelu ominaisuusvaatimuksilla

Kun urakkalaskenta-aineisto laaditaan pelkillä turvallisuusjärjestelmien ominaisuusvaatimuksilla, ei suunnitelmissa määritetä tarkkoja tuotteita ja laitteita, vaan suunnitelmat tehdään hankesuunnitelmassa määritetty jen ominaisuusvaatimusten mukaisesti yleispätevästi ja vaatimuksia tarvittaessa tarkentaen. Tässä vaihtoehdossa turvallisuusjärjestelmien toteuttava urakoitsija saa itse ehdottaa määrätyt vaatimukset läpäiseviä laitteita tai järjestelmäkokonaisuutta, jonka tilaaja halutessaan hyväksyy. Tarkat suunnitelmat tuotetietoineen laaditaan toteutussuunnitteluvaiheessa.

Suunnittelu tuotteilla ja laitteilla

Kolmas tapa turvallisuusjärjestelmien urakkalaskenta-aineiston laadintaan on toteuttaa se tarkoilla tuotteilla ja laitteilla. Tässä vaihtoehdossa suunnittelija yleensä itse valitsee käytettävät laitteet ja tyypittää ne tarkasti. Tämän tasoinen urakkalaskenta-aineisto on melkein toteutusaineistoa vastaava. Tämä vaihtoehto ei välttämättä sovi julkisiin hankintoihin.

Kaikki turvallisuusjärjestelmät on mahdollista suunnitella ja hankkia eri tavoin. Tilaturvallisuusjärjestelmät h ankitaan usein ensimmäistä vaihtoehtoa käyttäen siten, että käyttäjä hankkii laitteet omana hankintanaan. Tällöin sähkösuunnittelija suunnittelee kaapeloinnit ja sähköliitännät ja sähköurakoitsija toteuttaa ne. Henkilö- ja paloturvallisuusjärjestelmät hankitaan yleensä toisella tai kolmannella vaihtoehdolla eli joko tarkoilla tuotteilla ja laitteilla tai ominaisuusvaatimuksilla.

Urakkalaskenta-aineistoon kuuluu myös hankinta- ja urakkarajauksien määritys. Hankinta- ja urakkarajat määrittäv 8;t sen, mille toteutuksen osapuolelle mikäkin toteutettava osa ja siihen liittyvä työvelvoite kuuluu ja kenen päävastuulla on koko järjestelmän toteutus ja toimivuus.

Valmis urakkalaskenta-aineisto sisältää seuraavat asiakirjat:

• urakkatarjouspyyntö
• tekniset asiakirjat (järjestelmäselostukset, -kaaviot, laite- ja määräluettelot)
• kaupalliset asiakirjat (mm. urakkarajaliite)
• turvallisuusasiakirjat (luottamuksellisuusasiakirjat)
• Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998.

Tilaajan ja suunnittelijan tulee tarkistaa urakkalaskenta-aineiston sisältö tarkasti, koska se toimii urakkatarjouskilpailun pohjana. Jos käyttäjä on tiedossa ja on eri kuin tilaaja, tulee käyttäjän kommentoida suunnitteluaineistoa hyvissä ajoin mahdollisten suunnitelmiin tehtävien muutosten varalta.

MUISTILISTA
Suunnittelu

• selkeät ja yksiselitteiset suunnitelmat
• suunnitteluohjeiden ja hankesuunnitelman käyttö suunnitelmien teossa
• suunnitelmien turvallisuustaso ja salassapitovelvoitteet
• turvallisuusjärjestelmiä koskevat standardit ja määräykset
• erillinen urakkalaskenta-aineisto, jos turvallisuusjärjestelmien suunnittelu ja toteutus hankitaan ja toteutetaan erikseen
• urakkalaskenta-aineiston toteutusvaihtoehdot
• hankinta- ja urakkarajojen määritys
• valmiin urakkalaskenta-aineiston sisältämät asiakirjat
• urakkalaskenta-aineiston tarkastaminen.

Suunnitteluun liittyviä ST-kortteja on esitetty liitteessä 1.

4.6 URAKAN HANKINTA

Turvallisuusjärjestelmien urakoitsijan valinnassa käytetään samoja periaatteita ja arviointikriteereitä kuin suunnittelijan hankinnassa, vertailussa ja valinnassa (ks. kohta 4.4 Suunnittelun hankinta).  Turvallisuusjärjestelmien urakointia ei saa kuitenkaan tehdä kuka tahansa, vaan urakoitsijalla tulee olla voimassa olevat vaadittavat sertifioinnit, pätevyydet ja hyväksynnät. Näitä vaatimuksia on esitetty tarkemmin luvussa 8 Turvaurakoitsijan sertifioinnit, hyväksynnät ja pätevyydet.

Hankkeissa, joissa suunnittelu ja toteutus hankitaan erikseen, urakkatarjousten pohjana käytetään urakkatarjouspy yntöä ja urakkalaskenta-aineistoa. Kun suunnittelu ja toteutus hankitaan yhtenä kokonaisuutena, on urakoitsijatarjousten pohjana sama kuin kohdassa 4.4 esitetty aineisto.

Turvallisuusjärjestelmien toteutusurakasta järjestetään urakkatarjouskilpailu turvallisuusjärjestelmiä toteuttaville urakoitsijoille. Saatujen tarjousten vertailujen jälkeen valitaan urakoitsija ja tehdään urakkasopimus.

Urakka voidaan toteuttaa joko tuntityönä, urakkatyönä tai tavoitehintaurakkana, jolloin urakkahintaan sisältyvät kaikki urakkatarjouspyynnössä määritellyt urakkaan liittyvät kustannukset.

Tarjouspyynnöt ja tarjousvertailut tehdään lähtökohtaisesti samoin arviointikriteerein kuin suunnittelun hankinnassa. Urakkatarjouspyynnössä sekä tarjousten vertailussa tulisi kuitenkin huomioida elinkaarikustannukset mahdollisimman kattavasti. Kannattaa myös arvioida, voiko asiakas kilpailuttaa myöhemmin järjestelmille joitain lisäpalveluita.

Tarjouspyynnöissä ja aineistoissa tulee määrittää hyvin tarkkaan urakkarajat, takuuajan tehtävät sekä käyttökoulutusten järjestäminen käyttäjille. Lisäksi on huomioitava YSE 1998 (Rakennusurakan yleiset sopimusehdot) -vaatimukset.

Parasta urakoitsijaa valittaessa on suositeltavaa huomioida toteutus kokonaisuutena. Kuten suunnittelijan valinnassa, pelkästään hinnan korostaminen urakoitsijan valintaperusteissa ei takaa parasta laatua tai hyvää toimitus- ja huoltovarmuutta.

Urakkasopimus tulee tehdä kirjallisesti, ja siinä kannattaa sopia mahdollisimman kattavasti myös kaupalliset ehdot sekä ehdot toimituksen vastaanotolle. Toimitus katsotaan vastaanotetuksi sitten, kun tilaaja/ vastaanottaja on kirjallisesti hyväksynyt sen ja tarkastanut toteutuksen sekä järjestelmien ja laitteiden sopimuksenmukaisuuden.

4.7 PALVELUIDEN HANKINTA

Järjestelmähankinta palveluna

Turvallisuusjärjestelmien hankinta voidaan toteuttaa myös kokonaispalvelusopimuksella. Tällöin tilaaja ei investoi laitteisiin ja järjestelmiin, vaan niiden toimittaminen on osa hankittavaa palvelua ja kuukausittaista palvelumaksua. Etuna tällaisessa palvelutoiminnassa on muun muassa se, ettei tilaaja sido järjestelmiin pääomaa. Palveluntoimittaja myös vastaa järjestelmien teknisestä käytettävyydestä ja toimivuudesta koko sopimuskauden ajan. Järjestelmiä ja palveluita voidaan tarvittaessa laajentaa sopimuskauden aikanakin vastaamaan asiakkaan muuttuneita tarpeita.

Hankittaessa turvallisuusjärjestelmät palveluna tehdään palveluvuokra-, kokonaispalvelu- tai vastaava sopimus, jossa sovitaan mm. seuraavista palveluun kuuluvista asioista:

• järjestelmien ja ohjelmistojen laajuus
• toimitusurakan laajuus
• valvonta-, huolto- ja ylläpitopalvelut, mikäli ne sisältyvät samaan sopimukseen
• sopimuksen voimassaoloaika ja irtisanomiskäytännöt
• toiminta sopimuksen päättyessä
• sopimuksen hinta ja maksuehdot
• asiakkaan ja toimittajan vastuut sekä velvoitteet.

Järjestelmiin liittyvien palveluiden hankinta

Turvallisuusjärjestelmiin liittyvien palveluiden, kuten valvonta-, huolto- ja ylläpitopalveluiden sekä pääkäyttäjäpalveluid en, hankinta tehdään tyypillisesti erillisellä kyseisen palvelun toimeksiantosopimuksella. Palveluiden hankinta on myös mahdollista sisällyttää osaksi urakkasopimusta. Molemmissa malleissa on tarpeellista sopia yksityiskohtaisesti palveluiden sisältö ja palveluissa käytettävät sopimusehdot.

Palvelun sisällön kuvaus tehdään yleensä erillisellä palvelukuvauksella, jossa kuvataan myös palveluntuottajan yleiset toimintamallit kyseisen palvelun tuottamiseen. Tyypillisesti palvelukuvaus on osa toimeksiantosopimusta tai toimeksiantosopimuksen liite.

Palvelun toimeksiantosopimus tehdään tyypillisesti yhden tai useamman vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen runkona käytetään toimittajan palvelusopimusmalleja. Lisäksi voidaan käyttää yleisesti hyväksi todettuja erillisiä sopimusehtoja, esimerkiksi IT-2018 sopimusehdot -kokonaisuutta. Sopimuksessa sovitaan mm. seuraavista asioista:

• palvelun sisältö
• palvelutaso
• sopimuksen voimassaoloaika ja irtisanomiskäytännöt
• toiminta sopimuksen päättyessä
• sopimuksen hinta ja maksuehdot
• asiakkaan ja toimittajan vastuut sekä velvoitteet.

Lisäohjeita tarpeellisista palveluista on kerrottu luvussa 6 Turvallisuusjärjestelmien käyttö ja ylläpito.

MUISTILISTA
Urakan hankinta

• urakoitsijan hankinta urakkatarjouskilpailulla
• urakoitsijan pätevyydet ja turvaurakointikokemus
•  arviointikriteerit ja niiden painoarvot
•  urakkatarjouspyyntö
•  vertailu ja urakoitsijan valinta
•  urakkasopimus
•  järjestelmähankinta palveluna
• palvelusopimukset.

4.8 TIETOTURVAN HALLINTA

Turvallisuusjärjestelmien tietoturvariskit voivat toteutuessaan aiheuttaa ongelmia sekä itse järjestelmien toiminnalle että myös muulle toiminnalle kiinteistössä. Siksi tietoturvavaatimusten huomioiminen jo järjestelmien suunnittelu- ja hankintavaiheessa on tärkeää, jotta voidaan varmistaa järjestelmien luotettava toiminta koko niiden elinkaaren ajan.

Tietoturvaan liittyvillä vaatimuksilla saattaa olla myös merkittäviä kustannusvaikutuksia. Mitä paremmin tietoturvallisuuden osa-alueet on kuvattu suunnitelmissa ja urakkalaskenta-asiakirjoissa, sitä vähemmän vastuuasioissa tulee epäselvyyksiä. Suunnitelmat ja asiakirjat siis ovat avainasemassa tietoturvallisuuden kannalta.

Tietoturvaan liittyvät asiat tulee käydä läpi yhdessä projektin eri osapuolten kanssa ja varmistaa, että keskeiset tietoturva-asiat on asianmukaisesti huomioitu ja myös vastuutettu. Järjestelmiä tulee hankkia vain tahoilta, joilla on dokumentoitua näyttöä laitteiden ja järjestelmien tietoturvallisuudesta. Erityistä huomiota tulee kiinnittää käytetyn tiedonsiirtoverkon suojaukseen sekä etäkäytön ja mahdollisten pilvipalveluiden tietoturvaan. Järjestelmän fyysinen suojaus tulee suunnitella siten, että järjestelmien kriittiset osat sijoitetaan lukittuihin ja jos mahdollista kulunvalvottuihin laite- ja teletiloihin.

Turvaprojekteissa käsitellään runsaasti luottamuksellista tietoa jo suunnitteluvaiheessa. Siksi on tärkeää sopia, miten tietoturvaan liittyvät asiat dokumentoidaan. Projektiin osallistujien tulee sitoutua noudattamaan määriteltyä tietoturvaohjeistusta. Sitoutuminen varmistetaan tarvittaessa kirjallisella sopimuksella.

Laissa yksityisistä turvapalveluista (LYTP, 1085/2015) alassapitovelvollisuudesta säädetään lain 67 §:ssä.

Projektiin osallistujan tulee huolehtia myös tehtävien päätyttyä siitä, että aikki toimeksiantoon liittyvät dokumentit, tallenteet sekä materiaali palautetaan tilaajalle tai tuhotaan. Salassapitovelvollisuus säilyy myös tehtävien päätyttyä.

Tietoturvan hallintaa on käsitelty laajemmin mm. julkaisuissa ST 710.02 Sähkö- ja tietoteknisten järjestelmien tietoturva ja ST-ohjeisto 22 Verkottuneen talotekniikan tietoturva.

MUISTILISTA
Tietoturvan hallinta

• osapuolten riittävä tietoturvaosaaminen
• tietoturvavaatimusten kuvaaminen suunnitelmissa ja urakkalaskenta-asiakirjoissa
• suunnitelmissa mainittujen tietoturvakohtien läpikäynti ja vastuuttaminen
• järjestelmään pääsyn estäminen rajaamattomasti internetistä käsin
• käytetyn tiedonsiirtoverkon suojaaminen
• turvajärjestelmäverkon eristäminen toimistoverkosta ja segmentointi eri järjestelmiä varten
• etäkäyttö ja pilvipalvelut
• järjestelmien kriittisten osien fyysinen suojaaminen
• tietoturvan dokumentointi
• salassapitovelvollisuudet.

4.9 SÄÄDÖSPERUSTEISIA SUUNNITTELUN JA HANKINNAN ERITYISPIIRTEITÄ

Lainsäädäntö asettaa vaatimuksia turvallisuusjärjestelmien suunnittelulle ja hankinnalle. Säädösperusteisia suunnit telun ja hankinnan erityispiirteitä on koottu liitteeseen 2.

Turvallisuusjärjestelmien lainsäädäntöä on käsitelty myös luvussa 9 Turvallisuusjärjestelmien lainsäädäntö ja ohjeet.